Ochrana osobných údajov

Zásady spracúvania osobných údajov v spoločnosti ArcaBox s.r.o. SK

Spoločnosť ArcaBox s.r.o. spracúva osobné údaje v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a v súlade so zákonom č. 18/2018 Z.z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

1. Totožnosť prevádzkovateľa a kontaktné údaje:

Prevádzkovateľom, ktorý spracúva Vaše osobné údaje, je ArcaBox s.r.o., so sídlom Kominárska 2,4, 831 04 Bratislava, IČO: 46 594 981. Našu spoločnosť môžete kontaktovať nasledovne: e-mail adresa: info@arcabox.eu alebo na tel.č.: +421 2 555 66 398, +421 948 010 501

2. Osobné údaje spracúvané na konkrétne účely

a) v agende základné dokumenty prevádzkovateľa

• účelom spracúvanie je vedenie písomností súvisiacich so založením spoločnosti. Právnym základom spracúvania je právny predpis Slovenskej republiky. Pre zabezpečenie tejto zákonnej povinnosti prevádzkovateľ spracúva Vaše všeobecné osobné údaje a údaje osobitnej kategórie (výpis z registra trestov). Osobné údaje sa spracúvajú, respektíve uchovávajú 10 rokov po zániku spoločnosti.

b) v agende bezpečnosti

• účelom spracúvania je zabezpečenie požiarnej ochrany, ochrany bezpečnosti práce a ochrany zdravia pri práci, zabezpečenie pracovnej zdravotnej služby a ochrany osobných údajov. Právnym základom spracúvania sú právne predpisy Slovenskej republiky. Spracúvajú sa všeobecné osobné údaje a v prípade pracovných úrazov aj osobitná kategória osobných údajov (údaj o zdraví). Lehota uchovávania je 5 rokov.

c) v účtovnej agende

• účelom spracúvania je zabezpečenie a vedenie daňových a účtovných dokladov prevádzkovateľa. Právnym základom spracúvania sú právne predpisy Slovenskej republiky. Spracúvajú sa Vaše všeobecné osobné údaje. Lehota uchovávania je 10 rokov.

d) v agende obchodnej činnosti

• účelom spracúvania je evidencia a zabezpečenie zmluvných vzťahov dodávateľov a odberateľov. Právnym základom spracúvania sú právne predpisy Slovenskej republiky. Spracúvajú sa Vaše všeobecné osobné údaje. Lehota uchovávania je 10 rokov,
• účelom spracúvania je evidencia kontaktných osôb dodávateľov a odberateľov. Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa, ktorý chce zabezpečiť odbornú a profesionálnu komunikáciu so svojimi zmluvnými partnermi a klientmi v rámci svojej podnikateľskej činnosti. Spracúvajú sa Vaše všeobecné osobné údaje. Lehota uchovávania Vašich osobných údajov je stanovená na čas trvania zmluvného vzťahu,
• účelom spracúvania je predaj a dodanie tovaru prostredníctvom e-shopu. Právnym základom spracúvania je zabezpečenie vzájomného zmluvného vzťahu, pričom Vy ako dotknutá osoba ste zmluvnou stranou. Vaše osobné údaje sa spracúvajú po dobu trvania zmluvného vzťahu v nadväznosti na zákonnú povinnosť uchovávania dokumentácie účtovných prípadov, maximálne však desať rokov.
• účelom spracúvania je registrácia a prevádzka služieb e-shopu. Právnym základom spracúvania je existencia vzájomného zmluvného vzťahu. Spracúvajú sa Vaše všeobecné/bežné osobné údaje. Doba uchovávania Vašich osobných údajov je počas trvania Vašej registrácie v e-shope.
• účelom spracúvania osobných údajov je poskytovanie telefonickej a e-mailovej podpory zákazníkom a riešenie dopytov zákazníkov na základe existencie zmluvného vzťahu alebo na základe zabezpečenia zmluvného vzťahu, ktorým si objednávate, alebo chcete objednať tovar. Spracúvajú sa Vaše všeobecné/bežné osobné údaje. Doba uchovávania Vašich osobných údajov je 1 rok alebo počas trvania záručnej doby.
• účelom spracúvania osobných údajov je vybavovanie reklamácií obchodného tovaru. Právnym základom je existencia vzájomného zmluvného a spracúvajú sa Vaše všeobecné/bežné osobné údaje. Vaše osobné údaje sa spracúvajú po dobu dvoch rokov od vybavenia reklamácie.
• účelom spracúvania osobných údajov je propagácia produktov, akcií a ponúk prevádzkovateľa. Právnym základom spracúvania je poskytnutie Vášho súhlasu. Spracúvajú sa Vaše všeobecné osobné údaje po dobu 2 rokov alebo počas trvania Vášho súhlasu.
• účelom spracúvania osobných údajov je zabezpečenie efektívnej komunikácie prostredníctvom „kontaktného formulára“. Právnym základom spracúvania je Váš súhlas a spracúvajú sa Vaše všeobecné osobné údaje. Lehota uchovávania Vašich osobných údajov je po dobu 2 rokov alebo počas trvania Vášho súhlasu.

e) v personálnej a mzdovej agende

• účelom spracúvania osobných údajov je zabezpečenie personálnej a mzdovej agendy prevádzkovateľa ako zamestnávateľa. Spracúvanie osobných údajov je založené na právnych predpisoch Slovenskej republiky. Spracúvajú sa Vaše všeobecné osobné údaje a aj údaje osobitnej kategórie ako napríklad údaj o zdraví. Spracúvajú sa aj osobné údaje o Vašich blízkych osobách. Lehota uchovávania je rôzna. Osobné údaje sa spracúvajú od 1 roka až po 70 rokov pri vedení osobných personálnych spisov.

3. Osobné údaje spracúvané na základe súhlasu

Spracúvanie osobných údajov na základe Vášho udeleného súhlasu umožňuje spoločnosti ArcaBox s.r.o. informovať Vás o našich produktoch. Zameriavame sa na to, aby sme Vám poskytli informácie o nových produktoch, o cenách a akciách. Snažíme sa našich zákazníkoch informovať o ponukách, ktoré sú pre nich výhodné a vhodné.

Všeobecné osobné údaje, ktoré sú získané na základe Vášho udeleného súhlasu, sú spracúvané po dobu platnosti Vášho udeleného súhlasu. Účelom spracúvania Vašich takto poskytnutých súhlasoch je propagácia produktov, akcií a ponúk našej spoločnosti a zaznamenávanie správania na internetovej stránke spravovanej spoločnosťou ArcaBox s.r.o

Konkrétne účely spracúvania a ich právne základy sú vymenované v súhlasoch dotknutých osôb. V prípade, ak svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvoláte, spoločnosť ArcaBox s.r.o. okamžite pristúpi k zastaveniu spracúvania Vašich osobných údajov. Zároveň Vás upozorňujeme, že odvolaním súhlasu, môžete stratiť informácie o nových produktoch a výhodných ponukách.

4. Kategórie príjemcov

ArcaBox s.r.o.pre zabezpečenie svojich povinností vyplývajúcich zo všeobecne platných predpisov a vyplývajúcich z obchodnej činnosti využíva odborné služby iných subjektov. ArcaBox s.r.o.má využívanie odborných služieb inými subjektami ošetrené sprostredkovateľskými zmluvami, na základe ktorých dochádza k určeniu pokynov a postupov pre spracúvanie Vašich osobných údajov. Medzi kategórie príjemcov patria:

• orgány štátnej správy a verejnej moci,
• súdy,
• orgány činné v trestnom konaní,
• exekútori, notári, advokáti,
• iné oprávnené osoby na základe zmluvného vzťahu, ako napríklad personalisti, mzdári, účtovníci, kuriérske a prepravné spoločnosti, ostatní servisní partneri,

5. Spôsob spracúvania osobných údajov

Spoločnosť ArcaBox s.r.o. spracúva Vaše osobné údaje v zmysle stanovených zásad všeobecného nariadenia o ochrane údajov. O spracúvaní Vašich osobných údajoch vedie Záznamy o spracovateľských činnostiach. V rámci zabezpečenia ochrany ArcaBox s.r.o. prijalo technické a organizačné opatrenia, ktorými chráni samotné spracúvanie Vašich osobných údajov. Bezpečnostné opatrenia sú určené pre spracúvanie Vašich osobných údajov v elektronickej a listinnej forme. ArcaBox s.r.o. na ochranu Vašich osobných údajov prijala opatrenia, ktoré zabezpečujú ochranu mechanickými, technickými, režimovými a personálnymi zabezpečovacími prostriedkami. Osoby, ktoré spracúvajú Vaše osobné údaje boli zaškolené a poučené o spôsoboch a postupoch spracúvania osobných údajov.

Prijaté bezpečnostné opatrenia zabezpečujú primeranú ochranu spracúvania osobných údajov v súvislosti s rizikami prirodzene súvisiacimi s procesom a povahou osobných údajov. Pri spracúvaní osobných údajov spoločnosť ArcaBox s.r.o. určila okruh oprávnených osôb, ktoré sú oprávnené spracúvať Vaše osobné údaje.

6. Doplňujúce informácie

Spoločnosť ArcaBox s.r.o. pri spracúvaní Vašich osobných údajov nepoužíva automatické rozhodovanie ani profilovanie. Spoločnosť ArcaBox s.r.o. ani nezamýšľa uskutočňovať prenos Vašich osobných údajov do tretích krajín, ani do medzinárodných organizácií.

7. Uplatňovanie Vašich práv

1. Právo odvolať súhlas – v prípadoch, kedy Vaše osobné údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky, na adrese našej spoločnosti, písomne, oznámením o odvolaní súhlasu alebo osobne. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali.
2. Právo na prístup – máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje spracúvame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
3. Právo na opravu – prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť údajov, ktoré o Vás spracúvame. Ak si myslíte, že osobné údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, požiadajte nás, aby sme tieto informácie opravili, aktualizovali alebo doplnili.
4. Právo na výmaz (na zabudnutie) – máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť alebo Vaše osobné údaje sa budú po uplynutí pôvodného účelu spracúvať v rámci privilegovaných účelov.
5. Právo na obmedzenie spracúvania – za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali spracúvať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme spracúvať. Obmedzenie osobných údajov však musíme prešetriť.
6. Právo na prenosnosť osobných údajov – za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu, resp. iného prevádzkovateľa podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, kde ste jednou zo zmluvných strán.
7. Právo namietať – máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je však založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
8. Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov – ak sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvame nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214; mail: statny.dozor@pdp.gov.sk

Uplatňovanie Vašich práv riešime bezodkladne. V prípade, ak sa žiadosti dotknutej osoby budú neprimerane opakovať, môže ArcaBox s.r.o. účtovať primeraný administratívny poplatok za vybavovanie takýchto žiadostí.

Žiadosti na uplatnenie Vašich práv môžete podať písomne na adresu uvedenú v kontaktných údajoch prevádzkovateľa, ktoré sú uvedené v kontaktných údajoch alebo žiadosť môžete podať elektronicky prostredníctvom elektronickej pošty za podmienky doloženia oprávnenosti uvedenej žiadosti.

8. Zdroj získavania osobných údajov

Pri realizácii vlastných úloh a povinností ArcaBox s.r.o. získava Vaše osobné údaje priamo od Vás, alebo ich získava pri plnení svojich povinností od tretích strán. Napríklad Vaše osobné údaje ArcaBox s.r.o. získava pri plnení povinností vyplývajúcich z personálnej a mzdovej agendy. Vaše osobné údaje, ktoré sme priamo nezískali od Vás ako od dotknutej osoby, môžeme spracúvať v rámci plnenia povinností ArcaBox s.r.o. ako zamestnávateľa, ak ste napríklad rodinným príslušníkom zamestnanca ArcaBox s.r.o. alebo jeho blízkou osobou.

9. Následky neposkytnutia Vašich osobných údajov

Ak Vaše osobné údaje spracúvame v zmysle osobitných právnych predpisov alebo v zmysle oprávneného záujmu alebo súhlasu, neposkytnutie Vašich osobných údajov by mohlo mať za následok nemožnosť realizácie obchodnej činnosti ArcaBox s.r.o. (predaj a dodanie tovaru) alebo zabezpečenie personálnej alebo mzdovej agendy alebo účtovnej agendy. Napríklad ArcaBox s.r.o. s Vami ako zamestnancom nemôže uzatvoriť pracovno-právny vzťah.